J5NEWSROOM.COM, Bengkulu – Komunikasi adalah elemen penting dalam pelayanan perpustakaan. Agar semuanya lancar dan efektif, memerlukan komunikasi yang baik antara perpustakaan dan pengguna. Dengan terwujudnya itu maka keberadaan perpustakaan di satu institusi termasuk di universitas dapat dioptimalkan.

Pakar Komunikasi dan Motivator Nasional Dr Aqua Dwipayana menegaskan hal itu menjelang Sharing Komunikasi dan Motivasi dengan tema “Pelayanan Prima bagi Pengunjung Perpustakaan Universitas Bengkulu” di Perpustakaan Universitas Bengkulu Jl. WR. Supratman Kandang Limun Bengkulu, Kamis 14 September 2023 siang.

Kegiatan ini menjadi bagian dari tiga sesi aktivitas Sharing Komunikasi dan Motivasi Dr Aqua Dwipayana selama dua hari kehadirannya di “Bumi Rafflesia” Bengkulu. Sebelumnya pada Rabu sore 13 September 2023 sharing di Hotel Mercure Bengkulu dengan tajuk “Melayani Tamu dengan Sepenuh Hati”. Sedangkan Kamis pagi kegiatan serupa di Hotel Santika Bengkulu dengan topik “The Power Of Communication and Team Building”.

Dr Aqua Dwipayana bersama abang kandungnya, Ikhsyat Syukur pada Kamis sore meninggalkan Kota Bengkulu menuju Palembang, Sumatera Selatan.

Keduanya sengaja menuju “Kota Pempek” Palembang menggunakan jalan darat. Pekiraan lama perjalanan Bengkulu ke Palembang sekitar 12 jam.  Sebelumnya, perjalanan darat 19 jam dari Padang ke Bengkulu bersama Ikhsyat Syukur, membuat mereka terlatih. Mereka sangat bersyukur dan menikmatinya.

Di sepanjang jalan banyak yang mereka lihat. Hal itu meningkatkan rasa syukur. Betapa selama ini Tuhan sangat baik pada mereka dengan memberi berbagai rezeki.

Dr Aqua Dwipayana melaksanakan Sharing Komunikasi dan Motivasi atas undangan Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Bengkulu Dr Alfarabi. Mereka sama-sama doktor Komunikasi lulusan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran.

Rabu pagi saat dalam perjalanan menuju Kota Bengkulu dari Padang, Dr Aqua Dwipayana lewat telepon menghubungi Dr Alfarabi. Menginfokan sedang menuju Bengkulu dan menyampaikan mau silaturahim.

Malamnya mereka ketemu. Sambil makan malam mendiskusikan berbagai hal termasuk amanah kepada Dr Alfarabi sebagai Kepala UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu.

Kamis pagi Dr Aqua Dwipayana mengabari Dr Alfarabi bahwa dirinya dan Ikhsyat Syukur sorenya jalan darat ke Palembang. Sehingga ada waktu untuk memberikan Sharing Komunikasi dan Motivasi kepada jajarannya di Perpustakaan Universitas Bengkulu. Mereka sepakat pelaksanaannya siang seusai Dr Aqua Dwipayana memberikan sharing di Hotel Santika Bengkulu.

Dr Aqua Dwipayana mendorong agar saat pengguna datang ke perpustakaan, staf perpustakaan harus memberikan sambutan yang ramah dan menjelaskan layanan yang tersedia. Perpustakaan juga harus memberikan panduan kepada pengguna tentang cara menggunakan koleksi, sistem katalog, dan fasilitas perpustakaan.

“Sejak pengunjung tiba di perpustakaan, sambutlah mereka dengan senyum ramah. Selalulah hadir dengan senyuman.
Sapa mereka dengan sopan dan tulus ketika mereka masuk ke perpustakaan. Jadikan mereka merasa diterima dan dihargai. Lakukan itu secara konsisten. Kesan positifnya pasti mendalam sekali,” ujar Dr Aqua Dwipayana.

Menurut pria yang hobi membaca ini memberikan pelayanan prima kepada pengunjung perpustakaan adalah penting untuk menciptakan pengalaman yang positif dan memastikan bahwa pengunjung merasa diberikan nilai tambah oleh perpustakaan.

Pria rendah hati itu melanjutkan, tawarkan bantuan dan panduan kepada pengunjung yang memerlukannya untuk menemukan buku atau sumber informasi. Pastikan staf perpustakaan memiliki pengetahuan yang cukup untuk memberikan jawaban yang akurat.

Komunikasi Online

Pria yang hobi silaturahim itu melanjutkan agar memastikan situs web perpustakaan memiliki informasi yang lengkap dan mudah diakses tentang koleksi, layanan, jam operasional, dan kontak. Gunakan media sosial untuk berinteraksi dengan pengguna, berbagi berita tentang acara, dan menjawab pertanyaan pengguna.

“Lakukan pameran dan acara untuk mempromosikan koleksi baru dan layanan perpustakaan. Kirimkan pemberitahuan tentang acara, layanan, dan perubahan dalam perpustakaan melalui e-mail, pesan teks, atau buletin. Sediakan kotak saran di perpustakaan untuk pengguna memberikan masukan dan saran. Lakukan survei secara berkala buat mengevaluasi kepuasan pengguna dan mendapatkan umpan balik,” kata Dr Aqua Dwipayana menguraikan.

Selanjutnya, Dewan Pakar Ikatan Sarjana Komunikasi Indonesia (ISKI) Pusat ini menyatakan pastikan pengunjung dapat dengan mudah mengakses katalog online perpustakaan untuk mencari buku atau sumber informasi yang mereka butuhkan. Dukung mereka dalam menggunakannya jika diperlukan.

Juga, tambah Dr Aqua Dwipayana, pastikan fasilitas perpustakaan, seperti area duduk, meja kerja, dan ruang baca, nyaman dan bersih. Ini akan membuat pengunjung merasa betah dan dapat berkonsentrasi dengan baik.

“Sediakan program dan kegiatan yang menarik untuk pengunjung, seperti lokakarya, seminar, diskusi buku, atau pertemuan kelompok baca. Ini dapat memperkaya pengalaman pengunjung. Pastikan ada akses internet Wi-Fi yang cepat dan andal bagi pengunjung yang ingin mengakses sumber daya online atau bekerja di perpustakaan,” ujar Dr Aqua Dwipayana menguraikan.

Lebih jauh disampaikan pria yang telah memotivasi lebih dari sejuta orang baik di Indonesia maupun di puluhan negara, bahwa penting untuk membuat proses pinjaman dan pengembalian buku sesederhana mungkin. Perpustakaan otomatis atau sistem self-checkout dapat membantu mengurangi waktu tunggu. Selalu pastikan koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan relevan. Perbarui buku dan sumber informasi secara teratur untuk memenuhi kebutuhan pengunjung.

Juga menurut Dr Aqua Dwipayana supaya mempertahankan jadwal jam buka yang konsisten agar pengunjung dapat mengandalkan perpustakaan sebagai sumber informasi yang dapat diakses.

“Dukung literasi dengan mengadakan program yang mendorong minat membaca dan pemahaman. Ini bisa mencakup program bacaan anak-anak, literasi digital, atau klub buku. Sediakan sarana komunikasi seperti papan informasi, buletin, atau situs web perpustakaan untuk memberikan pengumuman tentang acara dan perubahan koleksi,” ucap Dr Aqua Dwipayana.

Menurut Staf Ahli Ketua Umum KONI Pusat tersebut tak kalah penting yakni selalu terbuka terhadap umpan balik dari pengunjung. Ajukan pertanyaan, survei, atau komentar untuk memahami kebutuhan mereka dan memperbaiki layanan perpustakaan.

“Pastikan pengunjung memahami kebijakan perpustakaan terkait dengan peminjaman, denda, atau aturan lainnya. Kebijakan yang transparan membantu mencegah kebingungan atau ketidakpuasan,” kata pria rendah hati itu.

Dr Aqua Dwipayana mengingatkan agar menerapkan teknologi terbaru yang dapat membantu meningkatkan pengalaman pengunjung, seperti aplikasi perpustakaan atau layanan perpustakaan online yang inovatif.

Sekilas Perpustakaan Universitas Bengkulu

UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu berdiri bersamaan dengan berdirinya Universitas Bengkulu yaitu pada tanggal 24 April 1982. Pada waktu itu UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu menempati gedung seluas 800 m2 di belakang kantor Rektorat lama (sekarang kantor Sekretariat Fakultas Hukum).

Sejak tanggal 26 Oktober 1994, UPT Perpustakaan Universitas Bengkulu menempati gedung baru berlantai tiga seluas 6.000 m2 yang terletak berdekatan dengan gedung kuliah bersama. Peresmian gedung baru ini dilakukan oleh Wakil Presiden RI Tri Sutrisno pada tanggal 26 Oktober 1994. SK berdirinya perpustakaan tertera di dalam Keputusan Presiden RI Nomor : 17 Tahun 1982. Tentang Pendirian Universitas Bengkulu pada pasal 1 ayat (1).

Visi

Menjadi institusi yang mampu mendukung perkembangan teknologi, sosial, budaya dan ekonomi berbasis teknologi informasi dalam pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat untuk menghasilkan budaya sivitas akademika Universitas Bengkulu yang berkompeten, unggul, mandiri dan berakhlak mulia.

Misi

1. Memberikan layanan prima dalam mengakses dan menyediakan informasi/bahan pustaka yang diperlukan pemustaka.
2. Mengembangkan ragam layanan yang mendukung pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta pembentukan sumber daya manusia yang berakhlak mulia.

3. Mengembangkan koleksi bahan pustaka dalam bentuk digital dan virtual.
4. Memberikan rasa aman, nyaman, tentram dan rekreatif bagi pemustaka.

5. Meningkatkan kualitas sumber daya pelayanan perpustakaan menjadi relevan dan profesional dalam bidangnya.

Berdasarkan visi dan misi bertujuan untuk:

· Mendukung pengajaran, pembelajaran dan fungsi penelitian Universitas dengan pengidentifikasian, pemilihan, pemerolehan, pengkatalogkan, pengolahan, dan membuat sumberdaya perpustakaan guna memantapkan koleksi monograf dan serian berbagai medium yang relevan, terkini, terimbang (well balanced) dan terawat dengan baik (wellmaintenanced).

· Memfasilitasi efektifitas penggunaan perpustakaan sumberdaya dan layanannya bagi pembelajaran dan penelitian.
· Menentukan perencanaan finansial yang efektif sesuai dengan renstra perpustakaan.

· Merencanakan, mempromosikan, menginplementasikan, dan mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam proses akademik universitas.
· Memantapkan bahwa layanan perpustakaan diberikan secara efektif dan efesien dengan mengambil manfaat dari perkembangan teknologi informasi.

· Memantapkan bahwa manajemen perpustakaan dan struktur organisasi sesuai dengan pencapaian tujuan dan sasaran perpustakaan.

· Memberikan lingkungan yang sesuai dengan kesempatan-kesempatan dan pengkondisian yang memungkinkan staf untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerja, mengembangkan karier, mengkontribusian pengembangan diri mereka.

· Memberikan lingkungan fisik yang cocok dengan kebutuhan koleksi pengguna dan staf.
· Memantapkan dan menjaga dua arah yang efektif ke dalam dan keluar perpustakaan.

· Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan kerjasama kepada tingkat lokal regional, nasioanl dan internasional;
· Mengevaluasi kemajuan dan perencanaan organisasi.*

Editor: Saibansah